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(Remote) Design Sprints  – Fünf Erkenntnisse zur Anwendung

(Remote) Design Sprints – Fünf Erkenntnisse zur Anwendung

Auf der Suche nach Innovationsmethoden für nutzerzentrierte Experiences kommt man an Design Sprints nicht vorbei. Im Hype Cycle 2019 von Gartner [1] stehen sie oben und sind schnell zum Standardwerkzeug für Produktteams geworden. In diesem Artikel erläutern wir, was ein Design Sprint ist, und wo wir seinen Wert sehen. Was macht den Erfolg von Design Sprints in der Software Delivery aus? Und worauf müssen wir achten, wenn wir Design Sprints remote durchführen? Egal ob Sie Anfänger:in in dem Thema sind oder bereits erfolgreich Design Sprints moderiert haben, der Artikel bietet Ihnen Einblicke und Inspirationen. Darüber hinaus tragen wir mit diesem Artikel zum Diskurs der weiteren Entwicklung der Sprint-Praxis für innovative und nachhaltige Ergebnisse bei.

 

Was ist eigentlich ein Design Sprint?

 

Beginnen wir ganz von vorne: Ein Design Sprint (entwickelt von Jake Knapp von Google Ventures) [2] ist ein zeitlich begrenzter Prozess. Er hilft uns, schnell Erkenntnisse über ein Problem zu gewinnen, Lösungen zu finden, und diese zu testen (Abbildung I). Auf diese Weise lassen sich Herausforderungen lösen, neue Produkte schaffen oder bestehende verbessern. Sobald die Teilnehmer:innen ausgewählt sind, durchlaufen sie innerhalb von ein bis zwei Wochen fünf Phasen. Am Ende haben sie einen konkreten Prototypen von ihrem Produkt erstellt, sowie wertvolle Einsichten und Erkenntnisse zu diesem gewonnen.

Design Sprints Icons
Design Sprints Icons

Abbildung I – Die fünf Phasen eines Design Sprints

 

Wann sollte ich einen Design Sprint durchführen? 

 

Bevor Sie teure Produktfunktionen oder Ideen entwickeln, können Sie (riskante) Hypothesen frühzeitig validieren, daraus lernen und schnell greifbare Ergebnisse schaffen (Abbildung II). In den folgenden drei Fällen kann sich dies als hilfreich erweisen: 

 

  • Sie haben eine ziemlich gute Idee für ein Produkt (oder eine Funktion) und müssen die Details schnell skizzieren (z.B. vor der Entwicklung oder als Track in Dual-Track Agile), 
  • im Vorfeld als Entscheidungshilfe für ein Geschäftsszenario bzw. eine Investition, oder 
  • noch früher, wenn Sie eine Idee haben, aber nicht wissen, wo Sie anfangen sollen.

 

Das steht im Einklang mit Studien wie der Forrester-Studie „Total Economic Impact Design Thinking“. Diese besagt, dass Praktiken wie Design Sprints die Bereitstellungszeit für ein Produkt um 75% verkürzen und ein Projekt von acht auf drei bis vier Monate reduzieren [3]. Ein Design Sprint senkt die Kosten eines Projekts, weil er es beschleunigt und einige der wichtigsten Risiken zu Beginn minimiert. Wenn wir beispielsweise das Lernen von Design Thinking Methoden wie das Lernen von Kochen ansehen, dann ist ein Design Sprint wie das Kochbuch mit Rezepten und einem tollen Menü. Das bedeutet, Produktteams haben nichts zu verlieren, wenn sie es ausprobieren und können direkt von den beachtlichsten Vorteilen profitieren.

Design Sprints
Design Sprints

Abbildung II – Mit Design Sprints können Sie Ihre Hypothese früh testen, bevor Sie in die Entwicklungsfalle tappen.

 

Wesentliche Nebeneffekte eines Design Sprints sind der Spaß an der Teamerfahrung und ein möglicher Bewusstseinswandel (‘Mindset change’ wie so schön im Englischen gesagt wird). Beides ist in einem Unternehmen nicht zu unterschätzen. Und ebenso nicht überraschend, wenn Sie eine Gruppe innerhalb weniger Wochen durch eine vollgepackte Agenda führen. Dies hat noch einen weiteren Vorteil: Wenn Sie alle Beteiligten an einen Tisch zusammenbringen, schweißt das zusammen und erhöht ihre Verantwortung für das Problem und mögliche Lösungen. 

 

 „Wir haben schon ein System mit allen Funktionen auf dem Papier. Der Design Sprint hat mir jedoch geholfen, zu überdenken, wie das System aussehen und sich anfühlen muss, damit die Menschen es gern benutzen. Diese Erfahrung hat mir die Augen geöffnet. Und die Zeit und das Geld, die wir dafür investiert haben, stehen in keinem Verhältnis dazu.” ~ Projektleiter in einem Unternehmen der Energiebranche

 

 

Fünf wichtige Erkenntnisse aus der Durchführung von (Remote-) Design Sprints

 

Im Folgenden gehen wir auf einige Details ein, die helfen, die Vorteile von (Remote-) Design Sprints voll auszuschöpfen. Darüber hinaus gibt es viele exzellente Anleitungen, die Schritt für Schritt beschreiben, wie man Sprints durchführt. Die folgenden Beispiele bieten eine hervorragende Grundlage: z.B. der YouTube-Kanal von AJ & Smart [3] und ihr Playbook [4] oder die Playbooks anderer Firmen [5, 6, 7] , sowie eine große Anzahl von Vorlagen (zum Beispiel MIRO [8], MURAL [9] oder auch unsere Vorlagen).


Im folgenden sind Punkten, die wir in der Praxis besonders hilfreich fanden welche jedoch in anderen Sprints (oder der Literatur) meist zu kurz kamen oder gar ganz fehlten.

 

1. Vertrauen aufbauen und auf den Kontext eingehen

 

Es geht vor allem um das Team und die Menschen. Der Sprint sollte in Verbindung mit ihren Anforderungen und ihrer Situation gesetzt werden, und nicht einem Standardprozess folgen (Abbildung III). Hierzu bietet es sich an, im Vorfeld des Sprints Einzelgespräche zu führen und vielleicht einen Kickoff-Workshop zu veranstalten. Auf diese Weise können Sie das breitere Umfeld und mögliche Probleme mit einbeziehen und den Prozess entsprechend des aktuellen Projektstandes und den Erwartungen anpassen.

Design Sprints Remote
Design Sprints Remote

Abbildung III – Es geht nicht nur um die Technik und den Prozess, sondern vor allem um die Menschen. Stellen Sie sich darauf ein, als Team zu lernen.

 

Bei unseren Remote-Veranstaltungen haben wir mit allen Teilnehmer:innen Einzelgespräche geführt. So stellten wir sicher, dass sie dem Prozess, der Technologie und dem/der Moderator:in vertrauen. Wir konnten Bedenken ausräumen und die Grundlage für eine aktive Beteiligung schaffen. In solchen Gesprächen kann man bereits zum Thema recherchieren. 

 

In Bezug auf die Tools die im Remote-Setting verwendet werden, ist es wichtig, die Technik eine Woche vor dem Sprint grundlegend zu überprüfen. Es verbessert s den Design Sprint verbessert, wenn wir dafür sorgen, dass sich die Gruppe mit der Technologie wohlfühlt. Dabei spielt es keine Rolle, welches digitale Whiteboard Sie für einen Design Sprint am Ende verwenden. Viel wichtiger ist es, sich auf den technischen Kenntnisstand und deren Organisationskultur der Gruppe einzustellen (der in alle Richtungen variieren kann).

 

Sobald wir mitten im Sprint waren, funktionierte die Teambildung für uns remote ebenso gut wie vor Ort. Wir haben Aspekte der Teambildung und tägliche Check-ins und Check-outs in den Sprint-Prozess eingefügt. Außerdem starteten wir vom ersten Tag an mit agilen Retrospektiven. Auf diese Weise konnten wir unsere Erfahrungen gemeinsam machen und uns an das Team und die Organisation anpassen. Anstelle von Gesprächen an der Kaffeemaschine schickten wir zwischendrin eine Chat-Nachricht oder telefonierten kurz in den Pausen. So passten wir die Aktivitäten im Sprint den Bedürfnissen der Gruppe an, und nicht umgekehrt. Manchmal geht es auch einfach nur darum, nichts zu planen oder gute Gespräche laufen zu lassen. Zentral ist allerdings, dass wir gegen Ende des Prozesses ausführlich über die nächsten Schritte und Aktionspunkte sprachen und wer sich worum kümmert.  So schufen wir Klarheit über die zukünftige Arbeitsweise des Teams.

 

Der Mehrwert von solchen Aktivitäten ist es, die Teambildung zu unterstützen und Grundlagen für den mittelfristigen Erfolg des Projekts zu schaffen.  

 

2. Je mehr Perspektiven, desto besser 

 

Wir beziehen so viele Perspektiven wie möglich ein. 

 

Auf der Ebene des Kernteams: Abgesehen davon, dass wir nur Moderator:innen und Designer:innen in einem Sprint hatten, half es auch, wenn Entwickler:innen dabei waren. Indem wir sie mit einbezogen, konnten wir alle Elemente smart kombinieren und die richtigen Fragen stellen. So fanden wir wünschenswerte, machbare und tragfähige Lösungen, die einen Mehrwert schufen (alle drei Aspekte aus dem Human-centred Design Venn-Diagramm). Bei Prototypen, die nahe an einem tatsächlichen Produkt sein müssen (oder neue Technologien wie VR/MR oder Blockchain verwenden), haben wir die folgende Erfahrung gemacht: Es ist gut, bei (Folge-) Sprints noch mehr Entwickler:innen einzusetzen und schnell mit dem Prototyping zu starten. 

 

Auf Stakeholder-Ebene: DurchInterview-Sessions mit Nutzer:innen vor dem Sprint und Lightning Talks am ersten Tag des Sprints bekamen wir Input von Expert:innen und integrierten die Perspektiven unterschiedlicher Stakeholder. Unter Umständen helfen Ihnen als Moderator:in auch zusätzliche Recherchen im Vorfeld, die feinen Nuancen des Themas zu verstehen und die richtigen Fragen zu stellen. So können Sie mehr in die Tiefe gehen und die Gruppe in die richtige Richtung lenken, indem Sie Klarheit mit allen Beteiligten schaffen.

 

Diese Vorgehensweise hat uns viele Vorteile verschafft: Wir konnten bessere Hypothesen aufstellen, die Riskantesten frühzeitig validieren oder verwerfen. Zudem stärkten wir die Eigenverantwortung über die Gruppe hinweg.

 

3. Co-Delivery, Coaching und Teamentwicklung

 

Aus unserer Erfahrung lohnt es sich, alle Teammitglieder einzubeziehen und dafür zu sorgen, dass jeder sich weiter entwickelt. Warum tun wir bestimmte Dinge? Hierzu erklären wir den Hintergrund, geben Infos und machen unseren Standpunkt deutlich. Wie führen wir Nutzertests durch? Wir geben den Teilnehmer:innen einen Rahmen vor, zeigen ihnen, wie wir Interviews führen und ermutigen sie, diese selbst durchzuführen. Anschließend geben wir ihnen konkretes Feedback, wie sie es das nächste Mal besser machen können. Dieser Prozess befähigt Teams, insbesondere, wenn sie viele Interviews führen und von Mal zu Mal eine direkte Verbesserung spüren. Und diese Fähigkeit können sie beibehalten, um die Produktentwicklung weiter voranzutreiben. Fragen sich die Sprint-Teilnehmer:innen, wie sie das Projekt weiterbringen können? Wie lenkt man die internen Bedürfnisse eines Unternehmens? Zeigen Sie Präsenz, um andere zu unterstützen und verschiedene Perspektiven einzubringen. 

 

Wir haben festgestellt, dass es für die Nachhaltigkeit und den Gesamterfolg eines Projekts entscheidend ist, diese Aspekte zu fördern. Wenn Sie wieder weg sind, liegt es an den Teilnehmer:innen, das Projekt als Produkt weiter voranzubringen. 

Design Sprints Remote 2
Design Sprints Remote 2

Abbildung IV – Achten Sie darauf, die Teilnehmer:innen während des Sprints zu coachen und weiterzuentwickeln. Dadurch kann das Team das Projekt besser voranbringen, wenn der Sprint vorbei ist.

 

4. Ein gesunder Mix aus gemeinsamer Zeit und Offline-Sessions 

 

Das große Plus von Remote-Design Sprints ist, dass sie sich der die Verfügbarkeit der Teilnehmer:innen anpassen. Sie können vor allem über Regionen und Zeitzonen hinweg funktionieren. Wir haben festgestellt, dass es wertvoll ist, die Sessions wieder auf ihre ursprünglichen Ziele herunterzubrechen. Gibt es eine andere Möglichkeit als in Gruppenarbeit, die  Ziele einer Session zu erreichen? So kann beispielsweise die Entscheidungsfindung gemeinsam erfolgen, während die Lösungsfindung und das Skizzieren erster Ideen in Einzelarbeit stattfindet. Auf diese Weise bietet die Remote-Version eines Design Sprints eine Kombination aus gemeinsamen Sessions und Einzelarbeit. Das sorgt für mehr Flexibilität für verschiedene Arbeitsweisen und -pläne. Dies mag zwar den gesamten Sprint um einige Tage verlängern, reduziert jedoch lange und anstrengende Online-Sessions für alle Beteiligten. Zudem sollten echte Pausen angesetzt werden (mindestens 10 Minuten für jede Online-Stunde). Diese sollten jeweils individuell, jedoch auch angeleitet mit Energizern und ähnlichem stattfinden. Auch wenn Pausen und Energizer auf den ersten Blick wie verlorene Zeit aussehen, verbessern diese nach unserer Erfahrung die Konzentration und Produktivität während der gemeinsamen Sitzungen und ist damit sehr wertvoll eingesetzte Zeit.

 

Nebenbei bemerkt: Vor dem Sprint haben wir Pakete mit Goodies wie Stickies, Papier, Sharpies, Energieriegeln und individuellen Postkarten verschickt. Unsere Teilnehmer:innen nahmen diese gerne an. Sie fühlten sich motiviert und freuten sich auf den Design Sprint. Sie statten damit alle mit dem richtigen Material aus und sorgen für eine persönliche Note.

 

Die Vorteile hieraus wirken sich im Vergleich zu den anderen Massnahmen eher indirekt aus: Wir erlebten weniger Anlaufschwierigkeiten in den Sprints und sorgten so für bessere Ergebnisse und eine bessere Gesamterfahrung. Dies trägt zudem dazu bei, dass der Sprint weniger anstrengend ist und schafft die Grundlagen für den nächsten und unseren letzten Punkt.

 

5. Nutzen Sie den Sprint als Teil eines Marathons

 

Sprints sind ein großartiger erster Schritt. Behalten Sie jedoch das große Ganze im Auge und stellen Sie sicher, dass Sie den Schwung beibehalten. Das können Sie, indem Sie direkt nach dem ersten Sprint einen zweiten planen. So können Teams neue Hypothesen testen (Es ist auch gut zu lernen, dass Annahmen falsch waren!) oder eine Higher-Fidelity-Version des Prototyps erstellen. Alternativ halfen uns ein paar weitere Sitzungen und die Planung der nächsten Schritte (von der Arbeitsweise über die Erstellung eines Backlogs bis hin zur Einführung von Dailys). Damit konnte das Team das Tempo beibehalten und den Sprint in eine vollständige Produkt-/Funktionsbereitstellung umwandeln. Der nächste Schritt kann dann auch sein, das Team um interne oder externe Mitarbeiter:innen zu erweitern (vor Ort, Nearshore oder Offshore).

 

Auch hier haben wir wieder die Erfahrung gemacht, dass in vielen großen Unternehmen die schwere Arbeit erst nach dem Sprint kommt. Halten Sie sich bereit, das Stakeholder-Management, zusätzliche Designarbeiten, Recherchen (zum Beispiel nach zugrunde liegenden Problemen oder zusätzlichen Funktionen) zu unterstützen und die gesamte Projektarbeit weiter zu moderieren. 

 

In Bezug auf den Entwicklungsprozess funktionieren Design Sprints gutmit der Dual-Track Agile Methode. Hierbei geht ein Recherche-/Design-Track Hand in Hand mit dem eigentlichen Development Track (Video I). Die Discovery wird fortgesetzt, während Sie bereits ein Produkt entwickeln. Zu Beginn der Entwicklung eines neuen Produkts kann direkt im Anschluss an einen Design Sprint eine Lean-Inception durchgeführt werden [12]. Durch dies wird keine Übergabe an andere Mitarbeiter:innen oder eine grundsätzlich andere Arbeitsweisen erfordert und dadurch einige der größten, noch bestehenden Schwierigkeiten in der modernen und agilen Produktentwicklung überkommen.

 

Video I – Eine Beschreibung von „Dual-Track Agile for Discovery & Development’“ [11], wobei auch ein Design Sprint in einen der Tracks integriert werden kann

 

Auch hier sehen wir Vorteile zur Nachhaltigkeit (d.h. wir schaffen auf lange Sicht eine gute Basis) und eine kürzere Markteinführungszeit.

Wie sieht das konkret aus?  Erfahren Sie mehr über unsere Arbeit in Design Sprints mit innogy /RWE Renewables.

Kurz zusammengefasst 

 

Ein Design Sprint (Remote und vor Ort) ist ideal, um neue Produkte und Funktionen anzustoßen oder Informationen für einen Business Case und der Investitionsentscheidung zu liefern. Sie können Ideen frühzeitig testen, unnötige Entwicklungszeit reduzieren und die Markteinführung beschleunigen. Und das Sahnehäubchen obendrauf: Sie bauen ein hoch motiviertes Team auf, das sich das Thema und eine schlanke und agile Arbeitsweise zu eigen macht. Außerdem kann der Sprint – sinnvoll in einen größeren Kontext eingebettet – großartige Produkte liefern und kulturelle Veränderungen im Unternehmen auslösen. Wenn Sie also das nächste Mal in der glücklichen Position sind, einen Design Sprint zu moderieren, sollten Sie diese fünf Erkenntnisse im Hinterkopf behalten, die Ihren Sprint deutlich verbessern werden:

 

  1. Vertrauen aufbauen und auf den Kontext eingehen
  2. Je mehr Perspektiven, desto besser
  3. Co-Delivery, Coaching und das Team entwickeln
  4. Falls der Sprint remote erfolgt: Schaffen Sie einen Mix aus gemeinsam verbrachter Zeit und Offline-Sessions
  5. Nutzen Sie den Sprint als Teil eines Marathons.

 

 

Bleibt uns nur noch ein Rat: Think big – Start small und halten Sie die Dinge am Laufen!

 

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Abbildungen: Mekong Lam, neben dem Mitverfassen dieses Artikels, und Vlad Harabagiu. Unser besonderer Dank gilt Robin W. und Bernd G., die zur ersten Fassung beigetragen haben, sowie allen anderen, die frühere Entwürfe dieses Artikels lektoriert haben.

 

Bibliographie

[1] Gartner (2019) Hype Cycle for User Experience. Verfügbar unter: https://www.gartner.com/en/documents/3956040/hype-cycle-for-user-experience-2019 (Zuletzt abgerufen am: 10. Mai 2021)

[2] Forrester (February 2018) The Total Economic ImpactTM Of IBM’s Design Thinking Practice. Verfügbar unter: https://www.ibm.com/downloads/cas/Z4WBDR8Q (Accessed: 10 May 2021).

[3] Jake, K. (kein Datum) Sprint. Verfügbar unter: https://jakeknapp.com/sprint (Zuletzt abgerufen am: 10. Mai 2021).

[4] AJ&Smart (kein Datum) AJ&Smart - YouTube. Verfügbar unter: https://www.youtube.com/channel/UCeB_OpLspKJGiKv1CYkWFFw/search?query=design+sprint (Zuletzt abgerufen am: 10. Mai 2021).

[5] AJ&Smart (kein Datum) The Ultimate Guide to Remote Designs Sprint by AJ&Smart. Verfügbar unter: https://ajsmart.clickfunnels.com/optin-376785761585903169686 (Zuletzt abgerufen am: 10. Mai 2021).

[6] New Haircut (kein Datum) Design Thinking Toolkits | Templates, New Haircut. Verfügbar unter: https://www.newhaircut.com/design-thinking-toolkits (Zuletzt abgerufen am: 10. Mai 2021).

[7] Jake, K. (kein Datum) The Remote Design Sprint Guide, The Design Sprint. Verfügbar unter: https://www.thesprintbook.com/remote (Zuletzt abgerufen am: 10. Mai 2021).

[8] MURAL (kein Datum) The Definitive Guide To Facilitating Remote Workshops | MURAL. Verfügbar unter: https://www.mural.co/ebook (Zuletzt abgerufen am: 10. Mai 2021).

[9] MIRO (kein Datum) Remote Design Sprint Template | Run a Design Sprint Remotely | Miro, https://miro.com/. Verfügbar unter: https://miro.com/templates/remote-design-sprint/ (Zuletzt abgerufen am: 10. Mai 2021).

[10] MURAL (kein Datum) Design Sprint. Verfügbar unter: https://www.mural.co/templates/design-sprint (Zuletzt abgerufen am: 10. Mai 2021).

[11] Adriana Katrandzhieva (15. Oktober 2020) Dual-Track Agile for Discovery & Development. Verfügbar unter: https://www.youtube.com/watch?v=Dr9fqI6BKdY (Zuletzt abgerufen am: 10. Mai 2021).

[12] Paulo Caroli (05. April 2017) Lean Inception. Verfügbar unter: https://martinfowler.com/articles/lean-inception/ (Zuletzt abgerufen am: 10. Mai 2021)

 

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