Agenda com 7 passos para uma retrospectiva eficaz

Por um tempo, nós (Paulo Caroli e TC Caetano) catalogamos diversas ideias e atividades para retrospectivas.

Nós criamos uma agenda com 7 passos e atividades para ajudar a estruturar sua próxima retrospectiva.  

Estrutura da agenda:

1. Contextualização

Estabelecer o contexto ao início de qualquer reunião é o primeiro passo para certificar-se de que a reunião será eficaz. Os participantes têm que entender o que está em foco.

Você pode começar a reunião com a um contexto bem definido, ou fazê-lo com a ajuda dos demais participantes ("Então, qual é o contexto para esta retrospectiva?").

Abaixo estão listado alguns exemplos de contexto:

• "Essa é uma retrospectiva Scrum quinzenal do time ABC. Estamos no sprint 12 de 30".
• "Em 14 dias, nosso artefato deve chegar ao principal estágio de produção".
• "A funcionalidade XYZ explodiu em produção e derrubou os servidores por 2 horas até que o sys-admin conseguisse levantar a versão antiga".
• "Este time trabalhará junto em um novo projeto a partir de hoje".
• "Trabalhamos juntos no ano passado. Continuaremos trabalhando juntos por mais um ano".

2. Prime Directive

Em retrospectivas de projetos, Kerth apresentou a Prime Directive, um enunciado visando preparar o terreno para a retrospectiva. A Primeira Diretica afirma: "Independente do que descobrirmos, entendemos e realmente acreditamos que todos fizeram seu melhor trabalho, dados o que era conhecido à hora, suas habilidades, os recursos disponíveis e a situação em questão". O enunciado é inestimável para dar o tom à reunião.

3. Energizer (atividade energizante)

A atividade energizante é uma atividade opcional que pode ser feita para preparar o time e promover interação interna. É uma boa atividade de se fazer no início de qualquer reunião. É especialmente importante para os primeiros estágios de formação e integração do time.

Você deve escolher um energizante que melhor se adeque à dinâmica do seu time. Quando se está formando times, recomendamos atividades que se concentram no compartilhamento de informações, como nomes e hobbies. Estas atividades podem ser usadas também em qualquer reunião, para revigorar participantes e fazer com que se sintam mais engajados.

Este tipo de atividade ajuda a criar um ambiente amigável e faz com que as pessoas se sintam mais confortáveis para participar nas próximas atividades.

Veja também: atividades energizantes divertidas para retrospectivas.

4. Check-in

Atividades de check-in coletam informações como o estado de espírito dos participantes e como se sentem a respeito de um determinado assunto. É um bom passo depois da preparação do terreno e da Prime Directive, em especial porque diminui a gama de temas que serão discutidos.

Outro benefício de se fazer um check-in é que ele ajuda a se desvencilhar das preocupações e focar na reunião em questão. Dependendo da atividade, também ajuda os participantes a se desconectarem de seus julgamentos de valor - pelo menos durante a reunião. Estas costumam ser atividades curtas. Pense nelas como um aperitivo para estimular o apetite dos envolvidos pelo prato principal, que também dá feedback sobre o engajamento dos participantes.

Veja também: atividade de check-in divertidas para retrospectivas.

5. Prato principal

O prato principal é o núcleo de uma reunião que busca a melhoria contínua. É composta por uma ou mais atividades e é também um momento para o time discutir suas observações.

As atividades do prato principal são usadas para coletar dados, averiguar a moral do time, falar sobre aspectos positivos, dar reconhecimento a pessoas, buscar melhorias. Elas fazem com que o time reflita sobre um contexto específico, reforçando a visão comum e gerando insights.

Times que fazem retrospectivas recorrentes costumam buscar alternativas para as atividades do curso principal. Ao variar a atividade, o time olha por ângulos e perspectivas diferentes, gerando novos insights.

O curso principal é o momento para os membros do time se sentirem ouvidos. Todas as observações individuais são reconhecidas e feitas visíveis para o resto do time.

Escolha as atividades do curso principal sabiamente, tendo em vista os participantes e o seu propósito. Essa é a atividade principal da sua reunião, e as informações coletadas e discutidas provavelmente contribuirão para o desenvolvimento contínuo.

Veja também: atividades divertidas para retrospectivas.

6. Filtragem

Após o prato principal, você possivelmente terá muita informação à sua frente. É importante ter um critério bem definido para decidir o que será discutido. Dado o limite de tempo da reunião, é possível que tópicos acabem ficando fora da discussão.

Algumas atividades podem ajudar a definir melhor os seus critérios de filtragem. Por exemplo, o time pode decidir agrupar notas por similaridade para então discutir os grupos identificados. Outra alternativa é a votação, para então focar nos tópicos mais votados.

Veja também: atividades de filtragem divertidas para retrospectivas.

7. Próximos passos

A reunião está quase acabando. O time teve uma ótima discussão e gerou muitos insights. Talvez as atividades resultaram em alguns itens de ação. A lista de "próximos passos" é o último passo na pauta da reunião. Não há formulas ou atividades específicas para este passo. Recomendamos que o grupo discuta abertamente quais são seus próximos passos. O que farão com as descobertas da reunião?

Alguns exemplos são: incluir novos itens no backlog do time, enviar as notas da reunião para o time, agendar a próxima reunião (ou relemebrar a todos desta).