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Sete Dicas para Planejar sua Próxima Reunião com Clientes

Goste ou não, reuniões são uma parte essencial no plano comunicação de um projeto. Elas podem ser uma excelente forma de criar um entendimento coletivo de algo ou mesmo de tomar decisões em grupo. Apesar disso, muitas reuniões acabam sem que se chegue a definições ou decisões claras para a continuidade do projeto. O papel do facilitador é justamente evitar isto.

Um bom facilitador de reunião saberá usar diversas ferramentas, exercícios e dinâmicas para engajar os participantes, fomentar a geração de ideias e chegar a conclusões objetivas. Alguns exemplos de ferramentas são: brainstorm, técnicas de storytelling, desenhos, etc.

Eu poderia escrever centenas de páginas sobre essas ferramentas para facilitação em grupo, mas na web podemos encontrar um vasto número de artigos interessantes sobre elas. Ao invés disso, decidi dedicar esse artigo para falar de um tópico pouco explorado, que é a preparação para uma reunião. Uma agenda bem pensada torna o trabalho do facilitador mais fácil, e torna a discussão mais produtiva, agradável e lógica para os participantes.

Abaixo seguem sete dicas para você criar uma agenda na próxima vez que for se reunir com seus clientes:

1. Defina claramente as principais metas para a reunião: Crie uma visão clara do que você quer extrair naquele encontro. Idealmente, busque ter uma ou duas metas por reunião, assim você não precisará fazer sessões longas e cansativas. Exemplos de metas podem ser: priorizar escopo, definir qual o próximo passo do projeto, manter cliente informado sobre os últimos acontecimentos, validar alguma ideia ou conceito, ou simplesmente alinhar as expectativas.

2. Crie uma estrutura clara e com objetivos bem definidos: quebre a meta da reunião em objetivos menores. Você deve sempre pensar em objetivos que sejam claros e que você possa facilmente verificar se foram ou não atingidos. Divida sua agenda em blocos para cada objetivo e defina o que você considera como sucesso em cada bloco. Ter uma estrutura clara facilita muito a comunicação, a organização dos tópicos em uma ordem lógica e o foco da discussão no que realmente interessa. Por exemplo, defina se você deseja sair da reunião com uma ideia de solução validada, ou se quer sair da reunião com uma lista de alterações a serem feitas, ou até mesmo se você quer entender claramente as necessidades fundamentais do cliente. Pensar cada bloco da reunião e objetivos pode ajudar você a escolher a dinâmica, o exercício ou a técnica de facilitação a ser utilizada para produzir o resultado desejado.

3. Pense em quem será sua audiência: entenda primeiramente quem são as pessoas necessárias para a reunião. Por exemplo, você precisa de algum conhecimento específico, ou de alguma validação que só alguém pode dar? Leve em conta o nível de familiaridade dos participantes com o conteúdo a ser discutido. Defina um contexto comum para todos os participantes no início da discussão. Você pode inclusive reservar um bloco da reunião para estabelecer o contexto.

4. Nunca deixe de gerenciar as expectativas: ao montar sua agenda, tenha sempre em mente como o conteúdo que você estará entregando irá alterar as expectativas do cliente. Por exemplo, entrar em grande nível de detalhes de uma estória muito distante, poderá fazer seu cliente se fechar para uma única solução. E você não quer perder a chance de explorar outras alternativas à medida que aprende com o projeto. Leve isso em conta principalmente quando for decidir o nível de detalhe que quer atingir em cada tópico e mantenha isso em mente durante a reunião. Também atente para o lado emocional dos participantes. Segundo a Lei de Sayre:

Dessa forma, se você notar que seu cliente está emocionalmente preso a algum detalhe que você discorde, pare por um momento e se pergunte se é uma discussão que vale a pena ser feita naquele momento. É algo que irá gerar alto valor? Se a resposta for não, procure evitar entrar em uma discussão aprofundada sobre o assunto e deixe-a para um segundo momento.

5. Otimize seu tempo, mas seja realista: ao pensar nas metas principais e na estrutura de tópicos da reunião, tenha em mente o tempo disponível. Avalie a complexidade de cada tópico ou decisão a ser tomada e o esforço para se atingir o objetivo que você estabeleceu. Por exemplo, convencer o cliente de uma nova ideia ou conceito pode ser muito mais custoso do que validar a execução de algo similar ao que foi pré-estabelecido. Outra dica para usar seu tempo de forma eficiente é lembrar do efeito "bikeshed" quando estiver facilitando uma reunião. De acordo com essa teoria:

Dessa forma, fique atento para o efeito "bikeshed" quando notar que a discussão está se desviando do tópico principal.

6. Apresente a estrutura e os objetivos para você mesmo ou para outra pessoa antes da reunião: a primeira coisa que você deve fazer na reunião é reservar alguns minutos iniciais para apresentar aos participantes a estrutura de tópicos e os objetivos que serão discutidos. Ao ensaiar isso (mesmo que mentalmente), você pode avaliar se os objetivos de cada bloco estão realmente claros e se estão encadeados de uma forma lógica. A ordem pode determinar se seu cliente vai entender ou não o que você está propondo.

7. Reserve alguns minutos finais na sua agenda: Sempre reserve algum tempo para que você possa confirmar o que foi concluído e para que você possa listar alguns tópicos, ações e desdobramentos para você planejar sua próxima reunião.

Ao final desse post, espero que essas sete dicas ajudem você a preparar e facilitar discussões mais produtivas na próxima vez que você se encontrar com seus clientes.

Referencias interessantes (em inglês):

  1. Bikeshed effect: http://bikeshed.com/, http://personalexcellence.co/blog/bike-shed-effect/
  2. Parkinson's law of triviality: https://en.wikipedia.org/wiki/Parkinson%27s_law_of_triviality
  3. Sayre's law: https://en.wikipedia.org/wiki/Sayre%27s_law