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Consejos parar reuniones remotas

Si el equipo en el que trabajas esta distribuido en distintos lugares geográficos entonces a continuación  algunos consejos para mejorar sus reuniones remotas.

Primero dos consejos básicos para cualquier tipo de reuniones, sin importar si son remotas o no:

  • Compartir la agenda de la reunión por adelantado: saber de antemano cual es el tema principal de la reunión ayuda mucho, esto parece obvio pero a veces por estar en prisas muchas veces se hacen invitaciones a reuniones con temas muy genéricos, si además la invitación contiene los puntos a tratar los asistentes pueden preparar sus argumentos y como resultado se tendrá una reunión mas productiva.
  • Anotar y compartir los resultados de la reunión:  para poder obtener mejores resultados de la reunión tomar notas personales es de utilidad, mas aún si durante la reunión se definen acciones a tomar por parte del equipo entonces es muy importante escribirlas y compartirlas.
Ahora algunos consejos específicos para reuniones remotas:
  • Notificar si no se puede escuchar y / o ver a la persona que esta hablando: si algunas personas no se acerca lo suficiente al micrófono o a la cámara entonces talvez tengas que repetir "No te podemos escuchar / ver" una y otra vez, hazlo tantas veces sea necesario. El poder ver a la persona que esta hablado es muy importante, puedo decir que se trata de un efecto cognitivo, cuando juntas el audio con la imagen entonces la persona recibe mejor el mensaje que esta siendo transmitido.  
  • Participar de reuniones como asistente remoto: participar como asistente remoto en reuniones te ayudará a entender y "sentir" los problemas que normalmente los asistentes remotos tienen. Puedes hacer tu experimento en reuniones de duración corta y con pocos participantes remotos, de esta forma no perjudicarás el acceso a Internet en tu oficina.
  • Pon en silencio tu micrófono cuando tu no estés hablando: los problemas con ecos son muy molestosos y degradan la calidad de las reuniones. No todos los programas / aparatos solucionan estos tipos de problemas así que poner en silencio tu micrófono cuando tú no estés hablando ayuda mucho con el problema del eco.
  • Configuración adecuada de los aparatos: antes de la toda reunión tómate un tiempo para  configurar y probar si las herramientas para la comunicación (micrófonos, cámaras de video, programas) funcionan correctamente.
  • Repetir preguntas para la audiencia remota: por lo general en una reunión donde la audiencia es muy grande puede existir alguien que se vea imposibilitado de hablar cerca del micrófono, si es así entonces repite el mensaje para los asistentes remotos porque probablemente no pudieron escuchar.
  • Confirmar preguntas y respuestas con la audiencia remota: muchas veces se tienen problemas momentáneos con la comunicación, cuando algún asistente habla por mucho tiempo es importante confirmar si los asistentes remotos entendieron el mensaje.
  • Evita tener otras conversaciones: esto es particularmente molestoso en reuniones remotas. Evita tener conversaciones por separado con otras personas, guarda tus comentarios personales para otro momento fuera de la reunión, de otra forma asegúrate que todos los asistentes (incluyendo los remotos) escuchen los comentarios que quieras hacer .
  • Evitar el uso de otros equipos durante las reuniones: el uso de equipos electrónicos como:  celulares, tabletas, etc, durante la reunión solo generan distracciones. Solo utilízalos como  herramientas de comunicación y para tomar notas en la reunión. 
  • Evita tener una persona responsable por todos los asistentes remotos: si una persona es delgada a tener la responsabilidad de comunicar y repetir todo para la audiencia remota, entonces significa que solo una persona se preocupa por el equipo remoto y no todo el equipo. Evitar tener un representante y comienza generar en tu equipo la conciencia la importancia de que los asistentes remotos se sientan y sean parte de la reunión.
Espero que estos consejos les ayude a tener reuniones remotas productiva y siempre busca concientizar las prácticas que ayuden a tu equipo a tener una mejor comunicación.